چگونه دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک امنیت سازمان شما را افزایش می‌دهند؟
مقدمه:
استفاده از ابزارهای هوشمند برای تامین امنیت در سازمان‌ها در سال‌های اخیر به شدت مورد توجه قرار گرفته است. دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک یکی از ابزارهای مدرن برای کنترل ورود، خروج و جلوگیری از دسترسی به بخش‌های حساس است. این دستگاه می‌تواند از طریق اثر انگشت، چهره، عنبیه چشم و کف دست، افراد مختلف را شناسایی و مانع از سوءاستفاده و جعل شود.
برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص نقش دستگاه حضور و غیاب بیومتریک در امنیت سازمان تا انتهای این مقاله همراه ما باشید. در این مقاله از فراتکنو ضرورت وجود فناوری بیومتریک در شرکت‌ها را بررسی خواهیم کرد.
دستگاه حضور و غیاب بیومتریک چیست؟
دستگاه حضور و غیاب بیومتریک یا به انگلیسی Biometric attendance device یکی از پیشرفته‌ترین ابزارها برای مدیریت ورود و خروج پرسنل است. این دستگاه با استفاده از دوربین‌ها و اسکنرهای پیشرفته، اطلاعات بیومتریک افراد را ثبت و سپس در بانک اطلاعاتی خود ذخیره می‌کند. زمانی‌که یک شخص جلوی دستگاه قرار می‌گیرد، مشخصات بیومتریک او اسکن و در صورت تطابق ورود یا خروج شخص ثبت می‌شود. در این روش چون از ویژگی‌های بیومتریک فرد برای ثبت تردد استفاده می‌شود، امکان جعل و تقلب به صفر می‌رسد. این مهم‌ترین نقش دستگاه حضور و غیاب بیومتریک در امنیت سازمان‌ها است. چنانچه می‌خواهید درباره این فناوری بیشتر بدانید، مقاله “دستگاه بیومتریک چیست؟” را مطالعه کنید. در این مقاله به طور کامل درباره این فناوری صحبت شده است.
دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک بر اساس فناوری تشخیص در دسته‌های مختلف تقسیم‌بندی می‌شوند:
انواع دستگاه حضور و غیاب بیومتریک | |
دستگاه حضور غیاب اثر انگشتی | حتما می‌دانید که اثر انگشت هر شخص منحصربه‌فرد است و دستگاه از این قابلیت برای شناسایی افراد مختلف استفاده می‌کند. |
دستگاه حضور غیاب تشخیص چهره | این مدل با استفاده دوربین‌های پیشرفته و الگوریتم‌های هوش مصنوعی، چهره افراد را اسکن و تحلیل می‌کند. |
دستگاه حضور غیاب عنبیه چشم | عنبیه چشم یکی از ویژگی‌های بدن است که از طریق آن می‌توان افراد مختلف را شناسایی کرد. این دستگاه‌ها بسیار دقیق هستند و احتمال خطای آن‌ها صفر است. |
دستگاه حضور غیاب کف دست | دستگاه حضور و غیاب بیومتریک کف دست با تحلیل خطوط و رگ‌های دست می‌تواند افراد مختلف را شناسایی کند. |
مزایای استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک در سازمان‌ها
مدیریت دقیق نیروی انسانی و کنترل ورود و خروج کارکنان، یکی از دغدغه‌های اصلی سازمان‌ها است. خطاها و تقلب‌های زیادی که در روش‌های سنتی ثبت تردد شکل می‌گرفت. سبب شد تا دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک به عنوان یک راهکار دقیق معرفی شوند. مهم‌ترین مزایای استفاده و خرید دستگاه حضور و غیاب با فناوری بیومتریک عبارتند از:
افزایش دقت و کاهش خطای انسانی
یکی از چالش‌های بزرگ سیستم‌های سنتی حضور و غیاب، وجود خطاهای انسانی در ثبت ساعات ورود و خروج است. در روش‌های سنتی این احتمال وجود داشت که در ثبت اطلاعات خود تقلب کنند و زمان ورود و خروج خود را به درستی وارد نکنند. یا اصلا مسئول ثبت ورود و خروج دچار اشتباه شود و داده‌ها را با خطا ثبت کند. اما این دستگاه‌ها با استفاده از الگوریتم‌های هوشمند و ویژگی‌های بیومتریک افراد می‌توانند تمامی اطلاعات را بدون کوچک‌ترین خطایی ثبت کنند.
کاهش تخلفات و سوء استفاده‌های حضور و غیاب
در روش‌هایی مانند ثبت دستی یا ثبت ورود و خروج با کارت، امکان تقلب و خطا بسیار زیاد است. برای مثال برخی از کارکنان کارت ورود و خروج خود را به همکارانشان می‌دهند تا به‌جای آن‌ها ثبت تردد کنند. این موضوع که به “سرقت زمان” معروف است، هزینه‌های زیادی را به سازمان‌ها تحمیل می‌کند. بر اساس آمار حدود 16 درصد از کارکنان سازمان‌هایی که از روش‌های سنتی استفاده می‌کنند به سوءاستفاده از سیستم حضور و غیاب اعتراف کرده‌اند.
این موضوع باعث پرداخت حقوق اضافی برای ساعات کاری غیرواقعی می‌شود که در طولانی مدت، هزینه‌های سنگینی را به سازمان‌ها تحمیل می‌کند. این موضوع در دستگاه‌های بیومتریک غیرممکن است. چراکه هیچ فردی این توانایی را ندارد که اثر انگشت، چهره و غیره همکار خود را جعل کند.
بهبود امنیت و کنترل تردد در سازمان
نقش دستگاه حضور و غیاب بیومتریک در امنیت سازمان غیرقابل انکار است. یکی از چالش‌های بزرگی که سازمان‌ها با آن دست و پنجه نرم می‌کنند، حفظ امنیت و جلوگیری از ورود افراد غیرمجاز است. سیستم‌های سنتی ثبت تردد نقص‌های امنیتی بسیار زیادی دارند. برای مثال یک شخص می‌تواند با کارت ورود یک همکار یا رمز عبور فرد دیگری بدون مجوز وارد سازمان یا بخش‌های حساس آن شود. به دلیل استفاده دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک از اثر انگشت، چهره و غیره این مشکل به طور کامل از بین خواهد رفت.
یکپارچگی با سایر سیستم‌های مدیریتی
محاسبه حقوق کارکنان بر اساس میزان ساعات کاری، مرخصی، اضافه‌کاری و غیره یکی از وظایف حساس و زمان‌بر در سازمان‌ها است. هرگونه خطا در انجام این محاسبات باعث می‌شود تا حقوق ناعادلانه‌ای به کارکنان پرداخت شود. دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک امکان یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های مدیریتی مانند سیستم حقوق و دستمزد، مدیریت منابع انسانی و غیره را دارد. این دستگاه می‌تواند بدون دخالت انسان و با بالاترین دقت ممکن حقوق هر شخص را بر اساس آن چیزی که استحقاقش را دارد، محاسبه کند.
سایر مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب بیومتریک
علاوه بر نقش دستگاه حضور و غیاب بیومتریک در امنیت سازمان، محاسبه حقوق و جلوگیری از تقلب این ابزار مزایای دیگری نیز دارد. دیگر مزایای استفاده از این ابزار عبارتند از:
سیستم‌های تشخیص چهره و عنبیه برای ثبت تردد نیازی به تماس فیزیکی ندارند. این موضوع بهداشت محیط کار را بهبود می‌بخشد و از انتقال میکروب‌ها و ویروس‌ها جلوگیری می‌کند.
برای بخش‌های حساس سازمان مانند اتاق‌‌های بایگانی، سرور، انبار و غیره می‌توان از این دستگاه‌ها استفاده کرد. این دستگاه به سیستم قفل متصل می‌شود و با کمک آن می‌توان تنها به افراد خاصی اجازه ورود داد.
سوءاستفاده و ثبت نادرست اطلاعات، باعث بی‌اعتمادی کارکنان و مشکلات اداری می‌شود. این دستگاه‌ها و اطلاعات را بدون خطا و دستکاری ثبت و باعث اطمینان خاطر مدیران و کارکنان می‌شوند.
دستگاه حضور و غیاب بیومتریک ورود و خروج پرسنل را به‌صورت اتوماتیک انجام می‌دهد. این موضوع باعث کاهش هزینه‌های اداری و کاغذبازی می‌شود.
سرعت ثبت تردد با استفاده از دستگاه‌های بیومتریک بسیار زیاد است. بنابراین از ایجاد صف‌های طولانی در هنگام ورود و خروج پرسنل جلوگیری می‌کند.
مقایسه دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک با روش‌های سنتی
امروزه بحث بر سر جایگزینی دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک با روش‌های سنتی بسیار داغ است. اما آیا واقعا استفاده از این ابزار به جای روش‌های سنتی می‌تواند کارآمد باشد؟ اجازه دهید تا با هم این موضوع را بررسی کنیم.
مقایسه از نظر ثبت اطلاعات
روش‌های سنتی به شدت مستعد خطاهای انسانی هستند و امکان تقلب در آن‌ها نیز بسیار زیاد است. برای مثال کارکنان می‌توانند از همکارهای خود بخواهند که به جای آن‌ها کارت بکشند. این موضوع در دستگاه بیومتریک کاملا رد شده است و احتمال تقلب به صفر می‌رسد.
مقایسه دستگاه بیومتریک یا روش سنتی از نظر امنیت
برگه‌های ثبت دستی مربوط به گزارش تردد کارکنان به راحتی قابل دستکاری و حتی جعل هستند. در بسیاری از موارد دیده شده است که بر اثر سرقت یا آتش‌سوزی این اطلاعات به طور کامل از بین می‌روند. در دستگاه‌های بیومتریک امکان رخ دادن چنین مواردی به صفر می‌رسد. تمامی داده‌های ثبت شده توسط این دستگاه به‌صورت رمزگذاری شده در پایگاه داده ذخیره و تنها افراد خاصی اجازه دسترسی به آن‌ها را خواهند داشت. به این ترتیب افزایش امنیت شرکت‌ها با دستگاه حضور و غیاب بیومتریک کاملا تضمین می‌شود.
مقایسه از نظر محاسبه حقوق و مزایا
حقوق کارمندان به عوامل بسیار زیادی بستگی دارد و برای اینکه حق کسی پایمال نشود، باید به موارد بسیار زیادی توجه شود. در روش سنتی برای محاسبه حقوق شما باید لیست‌های حضور و غیاب، اضافه‌کاری، تاخیر و غیره را بررسی کنید. این فرایند بسیار زمان‌بر و در عین حال پرهزینه است. علاوه بر این مدیریت این حجم از داده در شرکت‌های بزرگ با چند صد نفر کارمند به شدت دشوار و سخت خواهد بود.
دستگاه حضور و غیاب بیومتریک اطلاعات مربوط به تردد هر کارمند را به‌صورت خودکار و دقیق ثبت و سپس پردازش می‌کند. با متصل کردن این دستگاه‌ها به نرم‌افزارهای مدیریتی اطلاعات مربوط به تردد، اضافه‌کاری و غیبت‌ها به‌صورت خودکار محاسبه و در سیستم حقوق و دستمزد اعمال می‌شود.
مقایسه دستگاه بیومتریک یا روش سنتی از نظر مقیاس‌پذیری
روش‌های سنتی ثبت تردد در شرکت‌های کوچک که تعداد پرسنل محدودی دارند به شدت کارآمد است. اما در شرکت‌های بزرگ که چندین شعبه دارند و تعداد کارمندان مشغول در آن زیاد است، کاملا ناکارآمد هستند. ثبت دستی اطلاعات در چنین شرکت‌های بزرگی باعث ایجاد بی‌نظمی، نارضایتی و مشکلات مدیریتی خواهد شد.
اما در دستگاه حضور و غیاب بیومتریک شما می‌توانید هزاران هزار داده را بدون کوچک‌ترین مشکلی ثبت کنید. یا تمامی شعبه‌های خود را به صورت یکپارچه مدیریت کنید. اطلاعات در این دستگاه‌ها بر روی فضای ابری ذخیره می‌شوند و مدیران می‌توانند در هر مکان و زمانی به آن‌ها دسترسی داشته باشند.
مقایسه از نظر قیمت
در نگاه اول روش‌های سنتی ارزان‌تر به نظر می‌رسند چرا که نیازی به خرید تجهیزات پیشرفته ندارند. اما در واقع، هزینه‌های پنهان این روش‌ها بسیار زیاد است. مدت زمانی‌که کارکنان منابع انسانی برای رفع خطاها، پردازش اطلاعات و غیره صرف می‌کنند، برای شرکت شما هزینه زیادی را در پی خواهد داشت.
اگرچه برای خرید تجهیزات و نرم‌افزارهای مربوط به دستگاه‌های بیومتریک نیاز به سرمایه‌گذاری اولیه وجود دارد. اما در بلندمدت این هزینه باعث صرفه‌جویی چشمگیری در منابع انسانی و هزینه‌های جاری شرکت خواهد شد.
مطالعه بیشتر: راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب
چگونه بهترین دستگاه حضور و غیاب بیومتریک را برای سازمان خود انتخاب کنیم؟
اکنون که با نقش دستگاه حضور و غیاب بیومتریک در امنیت سازمان به طور کامل آشنا شدید. احتمالا بخواهید یک دستگاه حضور و غیاب بیومتریک مناسب برای سازمان خود خریداری کنید. با در نظر گرفتن موارد زیر شما می‌توانید یک دستگاه بیومتریک مناسب خریداری کنید:
روش احراز هویت
دستگاه‌های بیومتریک می‌توانند با استفاده از ویژگی‌های منحصربه‌فرد مانند اثر انگشت، تشخیص چهره، عنبیه چشم و کف دست افراد مختلف را شناسایی کنند. بسته به نیازهای امنیتی و محیط کاری خود باید مناسب‌ترین روش را برای احراز هویت انتخاب کنید. برای مثال:
در زمان پاندمی کرونا که پروتکل‌های بهداشتی باید به شدت رعایت می‌شد. دستگاه‌هایی که نیاز به تماس فیزیکی نداشتند مانند تشخیص چهره و عنبیه بهترین گزینه‌ها بودند.
در محیط‌های صنعتی که ممکن است اثر انگشت کارکنان دچار آسیب شود، استفاده از تشخیص چهره یا عنبیه چشم مناسب‌تر است.
ظرفیت دستگاه برای ثبت اطلاعات
یکی از موارد بسیار مهمی که شما در هنگام خرید دستگاه تردد بیومتریک باید به آن توجه داشته باشید، ظرفیت دستگاه برای ثبت داده‌ها است. دستگاهی که شما خریداری می‌کنید، باید این توانایی را داشته باشد تا تعداد زیادی الگوی بیومتریک و داده‌های مربوط به تردد را در خود ذخیره کند. این ویژگی در شرکت‌های بزرگ که تعداد پرسنل بسیار زیادی دارند از اهمیت بیشتری برخوردار است.
سرعت شناسایی
یک دستگاه خوب باید بتواند در کسری از ثانیه تردد را ثبت کند. این کار مانع از ایجاد صف‌های طولانی در هنگام ورود و خروج پرسنل می‌شود.
دقت شناسایی
دستگاه‌های بیومتریک خریداری می‌شوند تا خطاهای انسانی و تقلب را به صفر برسانند. یک دستگاه حضور و غیاب بیومتریک خوب هرگز در شناسایی افراد اشتباه نمی‌کند و با بالاترین دقت هویت افراد را تشخیص می‌دهد.
کیفیت ساخت بالا
دستگاه‌های ثبت تردد روزانه بارها و بارها مورد استفاده قرار می‌گیرند. طبیعی است که متریال به کار رفته شده در این دستگاه باید کیفیت فوق‌العاده‌ای داشته باشند تا در اثر استفاده‌های طولانی معیوب نشوند.
مقاومت در برابر شرایط محیطی
گاهی اوقات دستگاه حضور غیاب بیومتریک باید در محیط‌های باز یا سخت صنعتی نصب شود. چنین دستگاهی باید مقاومت کافی در برابر گرد و غبار، رطوبت و دماهای مختلف را داشته باشد.
پشتیبانی از باتری و UPS
امروزه قطعی برق در همه شهرها و استان‌ها وجود دارد. در شرکت‌ها و سازمان‌ها این قطعی مکرر برق می‌تواند دردسرهای بزرگی را به همراه داشته باشد. برای جلوگیری از مشکلات احتمالی به شما توصیه می‌کنیم به سراغ دستگاه‌هایی بروید که باتری داخلی یا قابلیت اتصال به UPS را دارند.
گارانتی و خدمات پس از فروش
احتمال خرابی همه دستگاه‌های الکترونیکی وجود دارد و هیچ تضمینی وجود ندارد که دستگاه بیومتریک شما در آینده دچار مشکل نشود. در چنین شرایطی گارانتی معتبر و خدمات پس از فروش پاسخگو می‌تواند به شما کمک کند. پس حتما در هنگام خرید بررسی کنید که آیا فروشنده پشتیبانی فنی، تامین قطعات یدکی و به‌روزرسانی نرم‌افزارها را ارائه می‌دهد یا خیر.
برند تولید کننده دستگاه
برندهای معتبر تولیدکننده دستگاه تردد از متریال باکیفیت‌تری برای تولید محصولات خود استفاده می‌کنند. به این ترتیب محصولات تولید شده توسط این برندها کیفیت بالاتر و طول عمر بیشتری دارند. همیشه خرید محصولات برند جواب می‌دهد و خیال شما را بابت خیلی از مشکلات راحت می‌کند. از مطرح‌ترین برندهای تولیدکننده دستگاه حضور و غیاب بیومتریک می‌توان به:
فراتکنو
فراتکنو یک شرکت ایرانی بسیار فعال در زمینه تولید دستگاه‌ها و نرم افزارهای حضور و غیاب است. این شرکت فعالیت خود را از سال 1392 در حوزه مدیریت و کنترل تردد آغاز کرد. به لطف کیفیت بالای محصولات، خدمات پس از فروش مناسب و گارانتی بلندمدت فراتکنو به سرعت توانست جایگاه مناسبی در بازار پیدا کند. اکنون و با گذشت یک دهه فراتکنو بیش از 1000 مشتری فعال در سرتاسر کشور دارد.
سوپریما (Suprema)
سوپریما یکی از مطرح‌ترین برندهای دنیا در زمینه تولید دستگاه‌های حضور و غیاب است. در حال حاضر محصولات این برند در بیش از 133 کشور دنیا به فروش می‌رسد که خوشبختانه ایران هم یکی از این کشورها است. محصولات سوپریما از نظر دقت و کارایی در سطح بسیار بالایی قرار دارند و در برنامه‌های مختلف مانند بازرسی، مهاجرت، شناسایی جنایی و غیره از آن‌ها استفاده می‌شود.
ZK
ZK یک برند آشنا در ایران است و محصولات باکیفیت آن به شدت مورد استقبال مردم قرار می‌گیرد. این برند فعالیت خود را از سال 1985 آغاز کرد و در سال 1998 موفق شد تا اولین دستگاه اثر انگشت خود را به صورت تجاری شده وارد بازار کند.
نتیجه‌گیری
در این مقاله ما به طور کامل در خصوص نقش دستگاه حضور و غیاب بیومتریک در امنیت سازمان صحبت کردیم. امنیت یک سازمان تنها به قفل‌ها و دوربین‌های نظارتی محدود نمی‌شود، بلکه کنترل دقیق ترددها نیز نقش مهمی در حفاظت از شرکت دارد. استفاده از دستگاه حضور و غیاب بیومتریک علاوه بر مدیریت منابع انسانی از ورود افراد غیرمجاز جلوگیری و امنیت مجموعه را بهبود می‌بخشد. پس با سرمایه‌گذاری و خرید یک سیستم کنترل تردد پیشرفته در کنار افزایش امنیت شرکت، مدیریت مجموعه خود را بهینه کنید.
ما در فراتکنو مجموعه‌ای از بهترین دستگاه‌ها و نرم‌افزارهای حضور و غیاب را برای شما موجود کرده‌ایم. تمامی محصولات موجود در مجموعه دارای گارانتی بلندمدت و خدمات پس از فروش معتبر هستند. اگر برای خرید نیاز به راهنمایی و توضیحات بیشتر دارید با کارشناسان ما تماس بگیرید و مشاوره رایگان دریافت کنید.
اولین دیدگاه را ثبت کنید